miércoles, 6 de mayo de 2015

Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 1ª Parte.

Retomamos el tema de las Bases de Datos en el Curso de Excel 2010. Hoy nos toca una de las herramientas menos conocidas de Excel, los Filtros Avanzados. Estos filtros utilizados junto con otras herramientas de Excel, por ejemplo Macros, permiten hacer cosas muy potentes que con los Filtros normales de Excel no se pueden hacer.

Curso: Excel 2010
Formato:Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:CrearAuto....xlsx
Acceso a los vídeos
en Youtube:
A la hora de aplicar Filtros en Excel, se suele recurrir a las opciones de Autofiltro. Son las más fáciles de usar y cubren gran parte de las necesidades que nos podemos encontrar... Pero puede que alguna vez necesitemos algo más y ese algo más seguramente nos lo darán los Filtros Avanzados. Estos Filtros, son un tipo de Filtro que no son tan fáciles de aplicar como los Filtros de Autofiltro y eso hace que casi nadie los conozca y menos los use. Lo interesante de estos Filtros es que tienen tres características exclusivas que no tienen los Filtros normales, estas características usadas junto con otras herramientas de Excel, harán que en poco tiempo este tipo de Filtros sean indispensables para vosotros

Las tres características exclusivas de este tipo de Filtros serían las siguientes. Para empezar tenemos la posibilidad de extraer valores o registros únicos. Seguro que muchas veces os habéis encontrado con un montón de datos repetidos y necesitáis una lista de los valores que aparecen, pero sin repeticiones... Bueno pues esto se podría solucionar con Filtros Avanzados. Otra característica exclusiva es la posibilidad de extraer los datos filtrados a otra parte del documento. Los filtros normales aplican los filtros sobre los datos originales, ocultan las filas que no cumplen los criterios y se quedan visibles solo las que los cumplen... Bueno pues con los Filtros Avanzados tenemos esa opción y también tenemos la opción de copiar los resultados a otra parte del documento. Como si fuera una consulta de Access, nos devuelve solo lo que cumple los criterios marcados.

Y la última característica exclusiva es la posibilidad de aplicar varios filtros a la vez. Con los filtros normales podemos aplicar un filtro con varios criterios. Con los Filtros Avanzados podemos aplicar varios Filtros que a su vez tengan varios criterios. Su funcionamiento sería muy similar al de las consultas de Access. Esta última característica es la única de las tres que vamos a ver en esta sesión, el resto las dejamos para la próxima sesión. En esta sesión empezaré mostrándoos un ejemplo en el que sí que usamos las tres características, pero lo hago para que veáis la potencia que tienen estos filtros usados junto con otras herramientas de Excel. Pero de las tres características que os acabo de comentar, en esta sesión solo os voy a explicar la tercera, las demás irán para la siguiente sesión. Por lo tanto en esta sesión con todo detalle os voy a explicar como crear y aplicar este tipo de filtros, pero sin entrar en las dos primeras características que os he contado... Y finalizaremos la sesión automatizando los Filtros Avanzados usando un Botón que ejecutará una pequeña Macro que grabaremos con la Grabadora de Macros.

Es muy difícil explicar aquí todo lo que voy a explicar porque son muchas cosas, lo mejor es que veáis los vídeos y comprenderéis todo esto que os estoy diciendo aquí. Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.


Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

  • Nombre: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 1ª Parte.
  • Versión de Access: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo 1: 20m 19s.
  • Duración Vídeo 2: 17m 45s.






Por esta semana creo que ya vale. Como siempre con el tiempo que tengo hago lo que puedo, paciencia si estáis esperando por alguno de los cursos que tengo empezados...

lunes, 27 de abril de 2015

Curso Excel 2013: Ejercicio Práctico de Fórmulas y Referencias.


Antes de continuar con más herramientas en el Curso de Excel 2013, vamos a realizar un pequeño ejercicio práctico en el que practicaremos con las Fórmulas y los diferentes tipos de Referencias que podemos utilizar en ellas.

Curso:
Formato:
Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:EjercicioPrác....xlsx.
Anterior Vídeo/Tutorial:Copiar Fórmulas...
Acceso al vídeo 
en Youtube:
El dominio de los Tipos de Referencias es muy importante para poder crear Hojas de Cálculo avanzadas en Excel. A partir de ahora os vais a dar cuenta que las Fórmulas de Excel aparecen en mucho sitios de los que pensamos. Mucha gente piensa que sólo sirven para obtener resultados en las celdas de las hojas, pero la realidad es que se pueden utilizar en prácticamente todas las herramientas que forman Excel. Antes de avanzar más en el curso, os he preparado esta sesión, en la que entre todos solucionaremos un ejercicio en el que vamos a usar los tres tipos de referencias que podemos usar en Excel.

Acordaros que teníamos Referencias Relativas, Mixtas y Absolutas. Lo más normal es usar Referencias Relativas, pero si queremos copiar fórmulas a otras celdas, tarde o temprano necesitaremos los otros dos tipos. Mediante el uso de los Dólares, podíamos fijar de forma parcial o completa una referencia relativa y así la convertíamos en una referencia Mixta o Absoluta. Lo que nos ayudará a solucionar todas las dificultades que nos encontremos a la hora de copiar fórmulas. Es una sesión preparada para repasar todos estos conceptos y así estar perfectamente preparados para lo que llega después.

Antes de acabar, os tengo que comentar, que al publicar esta sesión el orden de algunas sesiones ha variado. Esta sesión iría justo después de las tres sesiones que dediqué a copiar fórmulas con los tres tipos de referencias, desplazando así a las sesiones dedicadas a utilizar celdas de otras hojas y documentos y a la de usar nombres en fórmulas. Este vídeo pasa a ser el número 11 y los que anteriormente eran el 11 y el 12, pasan a ser el 12 y el 13 respectivamente. Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el vídeo y su información. Espero que os guste ;)

  • Nombre: Curso Excel 2013: Ejercicio Práctico de Fórmulas y Referencias.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 31m 07s.


Nada más por hoy. En cuanto pueda seguiré publicando más sesiones de Access y de Excel. Paciencia....

 *Siguiente sesión*:

martes, 14 de abril de 2015

Curso Excel 2013: Definir Nombres, usar Nombres de Celdas en Fórmulas. 1ª Parte.


Un aspecto completamente desconocido de las Fórmulas de Excel, es que en lugar de usar Referencias a celdas, podemos referirnos a las celdas por los nombres que nosotros les podemos asignar. En esta sesión del Curso de Excel 2013 os voy a explicar como definir Nombres de Celdas y como usarlos en Fórmulas.

Curso:
Formato:
Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:UsarNombres....xlsx.
Anterior Vídeo/Tutorial:Crear fórmulas...
Acceso al vídeo 
en Youtube:
En algunas ocasiones, si trabajamos con documentos muy grandes y utilizamos determinadas celdas en muchos sitios diferentes, puede hacerse pesado el tener que andar buscando todo el rato cuales son las referencias de esas celdas que estamos usando continuamente. Por ejemplo podríamos tener en una celda el porcentaje de impuestos que se aplica a unas ventas, o el descuento que se puede aplicar a esas ventas, o el precio de venta de diferentes productos... Bueno, pues en lugar de referirnos a esas celdas por sus Referencias, podríamos asignarles un Nombre que sea mucho más reconocible y fácil de recordar para nosotros, que las típicas referencias de Excel.

Por ejemplo podríamos llamar a esas celdas PorcentajeImpuestos, DescuentoVenta, PrecioProducto1, PrecioProducto2, etc... Podemos asignar a las celdas cualquier nombre que a nosotros nos resulte más fácil de recordar que una Referencia, siempre que cumplan una serie de normas sintácticas que os comentaré en el vídeo. Esta es la principal ventaja que tienen los nombres, la de hacer las Fórmulas de Excel más humanas al utilizar estos nombres que se parecen más a como nosotros nos referimos a las cosas.  De rebote, por como crea Excel los Nombres por defecto, obtendremos otras ventajas. Por ejemplo, el uso de Nombres puede ser un sustituto en algunos casos al uso de Referencias Mixtas y Absolutas, acordaros el tema de los dólares. Al usar Nombres en las Fórmulas, algunos de los problemas que teníamos a la hora de Copiar Fórmulas no se producen. Pero, esto no significa que hay que olvidarse de los tipos de referencias y de como funcionan los dólares. Al contrario, los Nombres de Excel también usan internamente los tipos de referencia y si entendemos bien como funcionan estos tipos, en la próxima sesión dedicada a este tema se os abrirán casi infinitas posibilidades para crear Nombres, ya lo veréis.

En el vídeo os voy a explicar diferentes maneras de crear Nombres y las posibilidades que tenemos para administrar los Nombres Creados. Para lo primero, entre otras cosas os hablaré del Cuadro de Nombres. Es una parte de la ventana de Excel que la mayor parte de la gente, no sabe para qué sirve realmente. Y para lo segundo os hablaré del Administrador de Nombres, es una ventana en la que podemos crear nuevos nombres, modificar los existentes y eliminarlos. También voy a poner mucho interés en explicaros las diferentes características de un Nombre, sobre todo os hablaré mucho del Ámbito de los nombres. Esta característica es lo que hace que un Nombre pueda ser utilizado en una hoja concreta del documento o en todo el documento.

Además de Nombres que se asignan a una celda, también existe la posibilidad de crear Nombres que apunten a varias Celdas, a Constantes y a Fórmulas. Pero esos casos los voy a dejar para la siguiente sesión dedicada a este tema, en esta nos vamos a centrar en Nombres que apuntan a una sola celda. Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el vídeo y su información. Espero que os guste ;)

  • Nombre: Curso Excel 2013: Definir Nombres, usar Nombres de Celdas en Fórmulas. 1ª Parte.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 30m 04s.



Nada más por hoy. Sigo preparando más sesiones de Excel y de Access, pero como siempre el mayor enemigo es el tiempo disponible. Paciencia... ;)