martes, 14 de abril de 2015

Curso Excel 2013: Definir Nombres, usar Nombres de Celdas en Fórmulas. 1ª Parte.


Un aspecto completamente desconocido de las Fórmulas de Excel, es que en lugar de usar Referencias a celdas, podemos referirnos a las celdas por los nombres que nosotros les podemos asignar. En esta sesión del Curso de Excel 2013 os voy a explicar como definir Nombres de Celdas y como usarlos en Fórmulas.

Curso:
Formato:
Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:UsarNombres....xlsx.
Anterior Vídeo/Tutorial:Crear fórmulas...
Acceso al vídeo 
en Youtube:
En algunas ocasiones, si trabajamos con documentos muy grandes y utilizamos determinadas celdas en muchos sitios diferentes, puede hacerse pesado el tener que andar buscando todo el rato cuales son las referencias de esas celdas que estamos usando continuamente. Por ejemplo podríamos tener en una celda el porcentaje de impuestos que se aplica a unas ventas, o el descuento que se puede aplicar a esas ventas, o el precio de venta de diferentes productos... Bueno, pues en lugar de referirnos a esas celdas por sus Referencias, podríamos asignarles un Nombre que sea mucho más reconocible y fácil de recordar para nosotros, que las típicas referencias de Excel.

Por ejemplo podríamos llamar a esas celdas PorcentajeImpuestos, DescuentoVenta, PrecioProducto1, PrecioProducto2, etc... Podemos asignar a las celdas cualquier nombre que a nosotros nos resulte más fácil de recordar que una Referencia, siempre que cumplan una serie de normas sintácticas que os comentaré en el vídeo. Esta es la principal ventaja que tienen los nombres, la de hacer las Fórmulas de Excel más humanas al utilizar estos nombres que se parecen más a como nosotros nos referimos a las cosas.  De rebote, por como crea Excel los Nombres por defecto, obtendremos otras ventajas. Por ejemplo, el uso de Nombres puede ser un sustituto en algunos casos al uso de Referencias Mixtas y Absolutas, acordaros el tema de los dólares. Al usar Nombres en las Fórmulas, algunos de los problemas que teníamos a la hora de Copiar Fórmulas no se producen. Pero, esto no significa que hay que olvidarse de los tipos de referencias y de como funcionan los dólares. Al contrario, los Nombres de Excel también usan internamente los tipos de referencia y si entendemos bien como funcionan estos tipos, en la próxima sesión dedicada a este tema se os abrirán casi infinitas posibilidades para crear Nombres, ya lo veréis.

En el vídeo os voy a explicar diferentes maneras de crear Nombres y las posibilidades que tenemos para administrar los Nombres Creados. Para lo primero, entre otras cosas os hablaré del Cuadro de Nombres. Es una parte de la ventana de Excel que la mayor parte de la gente, no sabe para qué sirve realmente. Y para lo segundo os hablaré del Administrador de Nombres, es una ventana en la que podemos crear nuevos nombres, modificar los existentes y eliminarlos. También voy a poner mucho interés en explicaros las diferentes características de un Nombre, sobre todo os hablaré mucho del Ámbito de los nombres. Esta característica es lo que hace que un Nombre pueda ser utilizado en una hoja concreta del documento o en todo el documento.

Además de Nombres que se asignan a una celda, también existe la posibilidad de crear Nombres que apunten a varias Celdas, a Constantes y a Fórmulas. Pero esos casos los voy a dejar para la siguiente sesión dedicada a este tema, en esta nos vamos a centrar en Nombres que apuntan a una sola celda. Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el vídeo y su información. Espero que os guste ;)

  • Nombre: Curso Excel 2013: Definir Nombres, usar Nombres de Celdas en Fórmulas. 1ª Parte.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 30m 04s.



Nada más por hoy. Sigo preparando más sesiones de Excel y de Access, pero como siempre el mayor enemigo es el tiempo disponible. Paciencia... ;)

miércoles, 1 de abril de 2015

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Reglas de Validación en Campos de Texto.

Nueva sesión del Curso de Access 2010, seguimos conociendo las diferentes propiedades que nos permiten controlar la validez de los datos que se rellenan en los campos. En esta ocasión os explico la creación de Reglas de Validación. Se trata de una propiedad en la que podemos crear condiciones que deben cumplir los datos rellenados.

Curso: Access 2010
Formato:Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:Agenda v1.04.accdb
Anterior Vídeo/Tutorial: Máscaras de...
Acceso a los vídeos
en Youtube:
Si lo necesitamos, podemos ampliar el control que nos ofrecen las Máscaras de Entrada, sobre los datos que se rellenan en los Campos. Las Máscaras de Entrada ofrecen un control instantáneo de lo que se rellene, al permitir escribir solo lo que hemos indicado en el diseño de las máscaras. Es un control bastante efectivo, pero hay cosas que no se pueden hacer usando solo las máscaras. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que rellenar fechas, y estas deben cumplir algunas condiciones como que las fechas sean posteriores a la actual, o que las fechas estén entre dos fechas concretas, o que las fechas pertenezcan a un mes concreto... Cualquier tipo de control que se os pueda ocurrir en ese sentido, no se puede realizar con las Máscaras de Entrada, para eso necesitamos las Reglas de Validación. Estas, nos van a permitir establecer condiciones que deben cumplir los datos rellenados para  que estos sean dados por válidos. Al contrario que las máscaras de entrada, esta validación no se realiza al escribir el dato, cuando se intente abandonar el campo porque ya hemos acabado de rellenarlo, entonces será cuando se aplicará la validación, cuando se comprobará su validez.

En esta sesión os voy a explicar como crear Reglas de Validación que se aplicarán en campos de texto. Quizás esta propiedad tiene más posibilidades si se aplica a campos de tipo numérico, o fechas... Pero con los campos de texto también se pueden hacer cosas muy interesantes. Por ejemplo podríamos necesitar que en un campo solo se puedan escribir letras, pero unas letras concretas, no todas... Bueno pues eso lo podemos lograr con una Regla de Validación. O también podría necesitar que en un dato que se escriben números, estos pertenezcan a un intervalo concreto, por ejemplo del 1 al 5... Bueno, pues esto también es posible realizarlo con reglas de validación.

En concreto en los vídeos os hablaré del operador O y del operador Como. Las reglas se crean usando operadores y esos son los que os voy a explicar en esta sesión. Con el O crearemos un ejemplo para permitir rellenar un campo con solo una de las opciones que indicaremos en la Regla de Validación.... Y con el Como os explicaré como se puede utilizar para crear patrones de texto que los datos rellenados deben cumplir. En concreto en el vídeo, con el Como haremos ejemplos para validar correos electrónicos, para conseguir que el dato rellenado tenga la estructura de un correo electrónico válido... Y también haremos una validación con el Nif, para que cuando se rellene un Nif de personas inmigrantes, el primer carácter solo pueda ser igual a las letras X, Y o Z.

Es una sesión doble, pero creo que merece la pena verla por las posibilidades que enseguida vais a ver que se os abren en vuestras bases de datos con esta propiedad. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

  • Nombre: Curso Access 2010: Reglas de Validación en Campos de Texto.
  • Versión de Access: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo 1: 16m 56s.
  • Duración Vídeo 2: 15m 41s.





Por esta semana ya vale. Me ha surgido un problema de salud en casa y la verdad es que ando de tiempo muy mal. Me tengo que encargar de muchas cosas que antes hacíamos entre dos y tengo mucho menos tiempo disponible. Por lo tanto, como siempre paciencia, que todo llegará...

lunes, 23 de marzo de 2015

Curso Access 2013, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 2ª Parte.

Seguimos con las Máscaras de Entrada en el Curso de Access 2013. Vamos a seguir conociendo los caracteres comodín que se pueden utilizar para controlar el tipo de información que se rellena e incluso vamos a ver dos caracteres que nos permitirán convertir a mayúsculas y minúsculas.

Curso: Access 2013.
Formato:Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:Agenda v1.03.accdb
Anterior Vídeo/Tutorial: Máscaras de en...
Acceso al vídeo
en Youtube:
Finalizamos con las Máscaras de Entrada aplicadas a campos de tipo texto. Acabamos explicando varios caracteres comodín que amplían más las posibilidades en cuanto a controlar que se rellena en los campos. Entre otras cosas os voy a explicar caracteres comodín para controlar que solo se pueda escribir letras, solo números y letras y también os voy a explicar dos caracteres que nos permitirán convertir a mayúsculas y minúsculas las letras que se rellenen en los campos. En esta sesión os vuelvo a explicar los caracteres por parejas, lo que significa que uno de los dos será más restrictivo que el otro y no permitirá rellenar espacios ni irte sin acabar de rellenar todas las posiciones en las que aparezca ese carácter más restrictivo.

Para el primero de los puntos os hablare de los caracteres L mayúscula y del ? de cierre. Con estos caracteres comodín controlamos que sólo se puedan escribir letras. En este caso el más restrictivo es la L mayúscula. Para el segundo de los puntos os explicaré los caracteres A mayúscula y a minúscula, ambos solo permiten rellenar números y letras. Es decir caracteres del 0 al 9 y de la A a la Z. De estos dos el más restrictivo es la A mayúscula. Para explicar estas dos parejas de caracteres comodín crearemos ejemplos en los que controlaremos que el Nif que se rellena de los clientes, se ajuste a la estructura correcta del Nif. Haremos lo necesario para controlar que el Nif rellenado se adapte a un Nif Español y a un Nif de personas inmigrantes.

En la última parte de la sesión os explicaré cono convertir los datos que se rellenan a mayúsculas o a minúsculas. Usando los caracteres del mayor y del menor, < y >, podemos convertir a mayúsculas y minúsculas respectivamente. Aprovechando esto os explicaré otros dos caracteres comodín, que paradójicamente no controlan nada, es decir permiten escribir cualquier cosa, son el & y la C mayúscula. ¿Para qué pueden servir unos caracteres comodín que permiten cualquier cosa? Bueno pues son interesantes cuando se usan junto con los convertidores de mayúsculas y minúsculas, en el vídeo os doy más detalles. En esta parte os explicaré como convertir a mayúsculas las letras del Nif y también veremos como convertir a mayúsculas el nombre de los clientes. De todas las maneras no os preocupéis mucho por el tema de mayúsculas y minúsculas, porque en lo importante, Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas. A la hora de realizar consultas o búsquedas a Access le da igual si los datos están en mayúsculas o en minúsculas.


Después de esta sesión faltaría todavía hablar de las máscaras de entrada aplicadas a campos de tipo numérico, fecha, hora, etc... Pero eso lo dejamos para las próximas sesiones en las que os hablaré de esos tipos de datos. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

  • Nombre: Curso Access 2013, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada 2ª Parte.
  • Versión de Access: Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 24m 08s.



Por hoy ya vale. A mediados de semana espero publicar otra sesión del Curso de Excel 2013 y ya nos iremos a la siguiente semana. En ella todavía tengo muchas dudas sobre qué voy a publicar y además esa semana ya son las vacaciones de Semana Santa... Lo que significa que estaré todo el día rodeado de "enanos", que no me darán mucha tregua, ya veremos ;)